Ochrana osobních údajů uchazečů o zaměstnání ve společnosti PERI, spol. s r. o.

1.            CÍL A ROZSAH PLATNOSTI

Tento dokument společnosti PERI o ochraně osobních údajů pro uchazeče o zaměstnání („Směrnice o ochraně osobních údajů“) popisuje postupy ochrany osobních údajů a bezpečnostní opatření, která používá skupina PERI (společnost PERI GmbH & Co. KG a její dceřiné společnosti ve smyslu ustanovení § 15 AktG v Evropě, (dále jen „PERI“ nebo „my“)) při shromažďování, používání a nakládání („zpracování“) s vašimi osobními údaji v souvislosti s našimi on-line a off-line činnostmi v oblasti náboru zaměstnanců. Tento dokument o ochraně osobních údajů objasňuje také možnosti volby, které máte v souvislosti s touto zpracovatelskou činností.

2.            DEFINICE POJMŮ A VYSVĚTLIVKY

2.1.        „Osobní údaje“ jsou veškeré informace týkající se identifikované nebo identifikovatelné fyzické osoby („subjekt údajů“). Údaje zákazníků a partnerů jsou považovány za osobní údaje stejně tak, jako údaje zaměstnanců. Ze jména kontaktní osoby lze např. dovodit fyzickou osobu, nebo její e-mailovou adresu. Postačuje, pokud jsou příslušné informace propojeny se jménem subjektu údajů, nebo lze na jejich základě vyvodit souvislosti se subjektem údajů. Stejně tak lze osobu identifikovat v případě, pokud musí být informace nejprve propojena se znalostmi jiných skutečností. Také fotografie, videozáznamy nebo zvukové nahrávky, GPS údaje o poloze, protokolové soubory serveru nebo daňové identifikační číslo mohou být považovány za osobní údaje.

2.2.        „Zpracováním“ se rozumí jakýkoli proces nebo série operací s podporou nebo bez podpory automatizovaných procesů souvisejících s osobními údaji, jako je shromažďování, evidence, organizování, uspořádání, ukládání, úprava nebo změna, čtení, vyhledávání, šíření, zveřejňování v důsledku poskytnutí, šíření nebo jiný způsob poskytování, porovnávání nebo propojování, omezení, výmaz nebo zničení osobních údajů.

2.3.        „Správcem“ se rozumí fyzická nebo právnická osoba, instituce nebo jiný subjekt, který sám nebo společně s jinými rozhoduje o účelu a způsobu zpracování osobních údajů.

2.4.        „Zpracovatelem“ se rozumí fyzická nebo právnická osoba, úřad, instituce nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje na objednávku správce. Zpracovatelem mohou být konkrétní poskytovatelé IT služeb, poskytovatelé cloudových služeb, call centra nebo poskytovatelé služeb mzdového účetnictví.

2.5.        „Příjemcem“ se rozumí fyzická nebo právnická osoba, úřad, instituce nebo jiný subjekt, kterému jsou osobní údaje zpřístupněny.

2.6.        „Třetí stranou“ se rozumí fyzická nebo právnická osoba, úřad, instituce nebo jiný subjekt kromě subjektu údajů, správce, zpracovatele a osob, které jsou pověřeny zpracováním osobních údajů na přímou odpovědnost správce nebo zpracovatele (sem patří např. zaměstnanci na živnostenský list).

2.7.        „Předáním" se rozumí zpřístupnění údajů, včetně jejich předání, zveřejnění nebo jiného způsobu poskytnutí nebo umožnění přístupu k údajům.

2.8.        „Zaměstnanci“ ve smyslu tohoto dokumentu se rozumějí zaměstnanci ve smyslu § 6 zákona č. 262/2006 Sb zákoník práce, zejména zaměstnanci a osoby, které je třeba z důvodu jejich závislé činnosti považovat za osoby v zaměstnaneckém poměru.

2.9.        „Údaje“ označují všechny relevantní dokumenty a podklady, včetně osobních údajů.

3.            STRÁNKA KARIÉRY PRO UCHAZEČE

Pokud se budete v naší společnosti ucházet o volné místo, budeme zpracovávat osobní údaje, které od vás získáme v rámci výběrového řízení. Tyto údaje budou pocházet ze souborů, které pošlete na naši adresu ať už písemně nebo elektronicky (průvodní dopis, pasová fotografie, životopis, vysvědčení). Budeme vás informovat o dalším zpracování vašich osobních údajů v souvislosti s příslušným procesem výběrového řízení. Níže popsané činnosti zpracování se vždy týkají uchazeče.

3.1.        JAKÉ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME A Z JAKÝCH ZDROJŮ POCHÁZEJÍ?

V souvislosti s výběrovým řízením nových zaměstnanců zpracováváme následující údaje nebo kategorie údajů:

3.1.1.     Údaje, které od vás získáme v rámci procesu výběrového řízení

Zpracováváme následující údaje nebo kategorie údajů, které získáme přímo od vás nebo prostřednictvím vámi pověřených osob: 

• Základní údaje 
• Pohlaví, jméno, adresa, telefonní čísla a e-mailová adresa;
• Pokud to žadatel uvedl v životopisu: mj. datum, místo, země narození a případně rodné příjmení, státní příslušnost, rodinný stav
• Údaje o tom, jak jste se dozvěděli o nabídce práce.
• Údaje o důvodech zamýšlené stáže (pouze v případě, pokud žádáte o stáž).
• Jednotlivé údaje o vzdělání (pouze v případě, pokud žádáte o studijní místo): Začátek a konec školního vzdělání; typ školy, úroveň dosaženého vzdělání, celkový průměr známek na posledním vysvědčení (bez známky z chování), známky na posledním vysvědčení z předmětů matematika, čeština, angličtina, obchodní administrativa, účetnictví.
• Údaje o vzdělání (např. škola, univerzita, učňovské studium).
• Údaje o požadavcích specifických pro danou práci (např. IT dovednosti, ochota cestovat)
• Údaje o mimopracovních zájmech: Záliby, dobrovolná činnost (tyto údaje mohou vyplývat z vašeho životopisu).
• Údaje o obsahu předchozích / stávajících pracovních poměrů, např. pracovní náplň, údaje o pracovní výkonnosti, zajímané pozice, pracovní zkušenosti (tyto údaje mohou vyplynout také z vašeho průvodního dopisu / CV / přiložených pracovních posudků).
• Pasová fotografie.
• Jakékoli další údaje, které nám dobrovolně poskytnete v rámci procesu podání žádosti o místo tak, že je nahrajete nebo nám je jinak poskytnete, např. svou žádost o místo, životopis nebo vysvědčení.
• Údaje o používání
• Zpracováváme následující údaje všech návštěvníků internetových stránek: IP adresa, navštívené webové stránky, datum a čas návštěvy.
• Údaje v souvislosti s komunikací: Údaje o obsahu komunikace a další údaje, které jsou generovány v souvislosti s komunikací (např. v případě telefonních dotazů z naší strany, při použití kontaktního formuláře) s vámi.
• Prohlášení o ochraně osobních údajů
• Udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů;
• Prohlášení o odvolání vámi udělených souhlasů; prohlášení o podání námitky vůči zpracování osobních údajů;
• Prohlášení o uplatnění vašich práv na informace, opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost údajů včetně informací, které nám sdělíte při uplatněním vašich práv.

3.1.2.     Údaje, které jsme sami vygenerovali

3.1.3.     Údaje, které získáme od třetích stran

Neprovádíme zpracování údajů nebo kategorií údajů, které získáme od třetích stran.

3.2.        PRO JAKÉ ÚČELY ZPRACOVÁVÁME VAŠE ÚDAJE A NA JAKÉM PRÁVNÍM ZÁKLADĚ?

Vaše osobní údaje zpracováváme na následujícím právním základě pro následující účely:

Účel / oprávněný zájem	Zpracované údaje nebo kategorie údajů	Právní základ(y)
Využívání internetové stránky pro podání žádosti o místo / zahájení jednání o smlouvě včetně komunikace se subjektem údajů	Základní údaje, údaje o tom, jak se uchazeč dozvěděl o nabídce práce, údaje o důvodech zamýšlené stáže, údaje o vzdělání, pasová fotografie, údaje o tom, zda se jedná o uchazeče z vlastní firmy, komunikační údaje, číslo žádosti o místo, jiné údaje, které nám dobrovolně poskytnete v rámci procesu výběrového řízení tak, že je nahrajete nebo nám je jinak poskytnete, např. svou žádost o místo, životopis nebo vysvědčení	Čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR
Zobrazí se informace, zda se uchazeč z vlastní firmy již ucházel o jiné pracovní pozice. To nám nabízí možnost lépe koordinovat obsazení pozic interními zaměstnanci a nalézt co možná nejúčinnější a neuspokojivější řešení pro obě strany (uchazeče a potenciálního zaměstnavatele).	Údaje o tom, zda se jedná o uchazeče z vlastní firmy	Čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR
Po uzavření pracovní smlouvy budou údaje uloženy do osobní složky subjektu údajů. Tyto údaje pak budou základem následného profesního rozvoje subjektu údajů (např. rozpoznání možností / potřeby dalšího vzdělávání nebo profesního růstu v závislosti na předchozích znalostech, možnosti povýšení v závislosti na stávající kvalifikaci atd.)	Základní údaje, údaje o tom, jak se uchazeč dozvěděl o nabídce práce, údaje o důvodech zamýšlené stáže, údaje o vzdělávání, údaje o tom, zda se jedná o uchazeče z vlastní firmy, komunikační údaje, jiné údaje, které nám dobrovolně poskytnete v rámci procesu výběrového řízení tak, že je nahrajete nebo nám je jinak poskytnete, např. svou žádost o místo, životopis nebo vysvědčení	Čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR
Po uzavření pracovní smlouvy budou údaje uloženy do osobní složky subjektu údajů mimo jiné za účelem zamezení jejich zneužití.	Základní údaje, údaje o tom, jak se uchazeč dozvěděl o nabídce práce, údaje o důvodech zamýšlené stáže, údaje o vzdělávání, údaje o tom, zda se jedná o uchazeče z vlastní firmy, komunikační údaje, údaje, které nám dobrovolně poskytnete v rámci procesu výběrového řízení tak, že je nahrajete nebo nám je jinak poskytnete, např. svou žádost o místo, životopis nebo vysvědčení	Čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR
V rámci procesu výběrového řízení mohou případně vzniknout vzájemné právní nároky (např. předsmluvní nároky, nároky podle zákona o rovnosti pohlaví). Shromážděné údaje jsou vyžadovány pro uplatnění, prosazování nebo hájení těchto (možných) právních nároků.	Základní údaje, údaje v souvislosti s komunikací, údaje o používání	Čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR
Správa souhlasů (správa prohlášení o udělení a odvolání souhlasu se zpracováním údajů v souvislosti s ochranou osobních údajů)	Základní údaje, prohlášení o ochraně osobních údajů	Čl. 6 odst. 1 písm. c GDPR
Správa práv subjektu údajů (zpracování žádostí subjektů údajů o poskytnutí informací, opravu, vymazání, omezení zpracování a přenositelnost údajů s cílem splnit práva subjektů údajů na ochranu jejich údajů)	Všechny údaje nebo kategorie údajů, které jsou předmětem žádosti.	Čl. 6 odst. 1 písm. c GDPR

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.3.        KDO MŮŽE ZÍSKAT MÉ ÚDAJE?

V rámci společnosti PERI získají údaje jen ta pracoviště, která jsou pověřena přípravou a prováděním procesu výběrového řízení. Jedná se o zaměstnance osobního oddělení a úseky, v nichž je plánováno obsadit místo, o manažery a případné nadřízené osoby. V závislosti na volné pracovní pozici, o kterou se ucházíte, postoupíme vaše údaje příslušnému pracovišti pro účely výběrového řízení.

3.4.        PO JAKOU DOBU BUDOU MÉ OSOBNÍ ÚDAJE ULOŽENY?

V případě potřeby zpracováváme a uchováváme vaše osobní údaje po dobu trvání procesu výběrového řízení. Pokud po ukončení procesu výběrového řízení bude uzavřen pracovní poměr / dojde k obsazení studijního místa / stáže, údaje budeme nadále ukládat a přesuneme je do osobní složky. V opačném případě proces výběrového řízení končí doručením zamítavého stanoviska uchazeči. Nejpozději 6 měsíců po doručení zamítavého stanoviska budou údaje anonymizovány. To neplatí, pokud je zpracování a uchování vašich osobních údajů v konkrétním případě vyžadováno k uplatnění, prosazení nebo hájení právních nároků (trvání soudního sporu).

Doba uchovávání se nakonec posuzuje rovněž podle zákonem stanovených promlčecích lhůt, , přičemž běžná promlčecí lhůta činí 3 roky.

4.            VAŠE PRÁVA Z TITULU SUBJEKTU ÚDAJŮ

4.1.        PRÁVO NA INFORMACE, OPRAVU, VYMAZÁNÍ, OMEZENÍ ZPRACOVÁNÍ A PŘENOSITELNOST

Pokud jsou splněny právní podmínky, máte právo od nás požadovat informace o osobních údajích nebo zpracování údajů, které se týkají vaší osoby (čl. 15 GDPR), opravu, vymazání a omezení osobních údajů nebo zpracování osobních údajů, které se týkají vaší osoby (čl. 16 až 18 GDPR) a přenositelnost osobních údajů (článek 20 GDPR), které se týkají vaší osoby.

4.2.        PRÁVO NA ODVOLÁNÍ SOUHLASU

Pokud jsou splněny právní podmínky podle čl. 21 GDPR, máte navíc právo na vznesení námitky vůči zpracování údajů, které vyplývá z „oprávněného zájmu“ Správce podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

Máte právo kdykoli odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl udělen před jeho odvoláním.

Pro uplatnění těchto práv nás kontaktujte na e-mailové adrese: gdpr@peri.cz

4.3.        PRÁVO PODAT STÍŽNOST U DOZOROVÉHO ÚŘADU

Podle čl. 77 odst. 1 GDPR máte právo podat stížnost u dozorového úřadu, pokud se domníváte, že zpracování vašich osobních údajů neprobíhá v souladu se zákonem a porušuje zejména nařízení GDPR. Adresa příslušného dozorového úřadu zní:

Úřad pro ochranu osobních údajů

se sídlem Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praha, Holešovice

tel.: +420 234 665 111

5.            JAKOU ZODPOVĚDNOST NESETE VY?

Odpovídáte za osobní údaje, které předáte nebo poskytnete společnosti PERI, přičemž jste povinni zajistit, aby tyto údaje byly přesné, pravdivé, správné a nebyly nikterak zavádějící. Jste povinni zajistit, aby poskytnuté údaje neobsahovaly žádný materiál, který je obscénní nebo urážlivý nebo porušuje práva třetí strany. Také dbejte toho, aby údaje neobsahovaly škodlivý kód a nebyly nijak právně napadnutelné. Pokud poskytnete osobní údaje, které se budou týkat jiné osoby, například v seznamu odkazů, budete odpovídat za poskytnutí příslušných sdělení a získání všech povolení, které bude společnost PERI potřebovat ke shromažďování a používání těchto informací v souladu s popisem v této směrnici o ochraně osobních údajů.

6.            KONTAKTNÍ OSOBA / POVĚŘENEC PRO OCHRANU OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Máte-li dotazy týkající se ochrany osobních údajů nebo chcete-li uplatnit vaše práva z titulu subjektu údajů, kontaktujte nás na e-mailové adrese gdpr@peri.cz nebo osobu, která je v inzerátu na volnou pozici uvedena jako kontaktní osoba.

7.            ZMĚNY O OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Vyhrazujeme si právo kdykoli přizpůsobit tento dokument o ochraně osobních údajů technickým a zákonným požadavkům. Kromě toho odkazujeme také na naše obecné zásady ochrany osobních údajů, které se týkají našich internetových stránek.